Polityka prywatności

3. Zakres danych

• dane konta: identyfikator użytkownika, e-mail, imię, nazwisko, zdjęcie profilowe, numer telefonu;
• dane logowania i uwierzytelniania obsługiwane m.in. przez Firebase, Google lub Facebook;
• dane profilu, w tym dobrowolnie podane informacje o patentach, kursach i doświadczeniu;
• dane rezerwacji, uczestnictwa, listy oczekujących, anulowań, powodów anulowania i historii płatności;
• dane firm, organizatorów, osób kontaktowych, skipperów oraz dane ofert i zasobów;
• dane rozliczeniowe i fakturowe, takie jak nazwa firmy, NIP, REGON, adres, status VAT i e-mail do faktur;
• dane z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, e-mail, temat oraz treść wiadomości;
• dane techniczne, takie jak adres IP, logi serwera, identyfikatory zdarzeń i ustawienia cookies.

4. Cele i podstawy prawne

5. Rezerwacje, uczestnictwo i lista oczekujących

W celu obsługi rezerwacji przetwarzamy informacje o wybranym rejsie lub szkoleniu, identyfikatorze rezerwacji, terminie, statusie uczestnictwa, kwotach zapłaconych i pozostałych do zapłaty, wykorzystanych środkach Crew Club lub voucherach, anulowaniach oraz komunikacji dotyczącej realizacji usługi.

Dane uczestnika mogą zostać przekazane firmie organizującej rejs lub szkolenie, skipperowi albo osobie kontaktowej w zakresie potrzebnym do przygotowania, realizacji i rozliczenia usługi.

Po dokonaniu rezerwacji lub uzyskaniu statusu uczestnika rejsu dane kontaktowe uczestnika, obejmujące imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu, mogą zostać udostępnione organizatorowi rejsu, skipperowi prowadzącemu rejs oraz pozostałym uczestnikom tego samego rejsu.

Udostępnienie tych danych służy organizacji rejsu, komunikacji przed rejsem, kwestiom bezpieczeństwa, ustaleniom logistycznym oraz kontaktowi w trakcie realizacji rejsu. Podstawą przetwarzania jest realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz prawnie uzasadniony interes administratora związany z organizacją wydarzenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Udostępnienie danych w tym zakresie stanowi integralny element realizacji usługi i nie wymaga odrębnej zgody marketingowej.

6. Płatności, Stripe i faktury

Płatności online są obsługiwane przez zewnętrznego operatora płatności Stripe. upSails nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych. Do Stripe mogą być przekazywane dane potrzebne do utworzenia checkoutu, takie jak kwota, identyfikator rezerwacji, identyfikator firmy oraz adresy powrotu po płatności.

Jeżeli użytkownik lub firma chce otrzymać fakturę, przetwarzamy dane fakturowe i rozliczeniowe niezbędne do wystawienia lub obsługi dokumentów księgowych. Dane te mogą obejmować nazwę firmy, NIP, REGON, adres, status VAT i e-mail do faktur.

7. Firmy, organizatorzy i skipperzy

Firmy korzystające z Serwisu publikują oferty rejsów lub szkoleń, dane kontaktowe, dane zasobów oraz polityki płatności i zwrotów. Osoby przypisane do firmy mogą pełnić role administracyjne, organizacyjne, kontaktowe lub skipperów.

Organizatorzy i skipperzy otrzymują dane uczestników niezbędne do przygotowania i realizacji rejsu, w szczególności dane kontaktowe potrzebne do komunikacji operacyjnej, ustaleń organizacyjnych, bezpieczeństwa oraz kontaktu podczas trwania rejsu.

Po otrzymaniu danych uczestników organizator może działać jako odrębny administrator danych w zakresie dalszej realizacji rejsu lub szkolenia. Organizator odpowiada za własne obowiązki informacyjne i bezpieczeństwo dalszego przetwarzania.

8. Opinie, dokumenty i zaświadczenia

W wybranych procesach skipper lub organizator może przygotować opinię, ocenę udziału albo dokument związany z uczestnictwem. Takie dokumenty mogą zawierać dane uczestnika, informacje o rejsie, ocenę przebiegu udziału i treść opinii kapitana.

9. Formularz kontaktowy

Dane przesłane przez formularz kontaktowy wykorzystujemy do obsługi wiadomości i udzielenia odpowiedzi. Podanie e-maila jest dobrowolne, ale może być potrzebne, abyśmy mogli odpisać.

10. Cookies, analityka i marketing

Serwis wykorzystuje cookies i podobne technologie niezbędne do działania aplikacji, bezpieczeństwa, zapamiętania ustawień i obsługi sesji. Te mechanizmy nie wymagają osobnej zgody, jeżeli są konieczne do świadczenia usługi.

Za zgodą użytkownika możemy korzystać z narzędzi analitycznych i marketingowych, w tym narzędzi Google, Microsoft Clarity oraz Meta Pixel, a także z czatu Smartsupp. Zgody są rozdzielone na analitykę, marketing i czat. Brak zgody nie blokuje korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.

Czat Smartsupp uruchamiamy wyłącznie po wyrażeniu osobnej zgody. W ramach działania czatu dostawca może przetwarzać treść wiadomości wpisanych przez użytkownika, adres IP, identyfikatory cookies, identyfikator urządzenia/przeglądarki oraz dane techniczne sesji.

Microsoft Clarity wykorzystujemy wyłącznie po wyrażeniu zgody analitycznej, aby analizować sposób korzystania z Serwisu, np. kliknięcia, przewijanie strony, podstawowe interakcje i nagrania sesji służące poprawie użyteczności. Clarity może przetwarzać identyfikatory cookies, dane techniczne urządzenia i przeglądarki, przybliżoną lokalizację oraz adres IP zgodnie z zasadami Microsoft.

11. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane lub udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom hostingu, infrastruktury IT, backendu, baz danych i poczty elektronicznej;
• dostawcom uwierzytelniania, w tym Firebase, Google i Facebook;
• operatorowi płatności Stripe;
• firmom organizującym rejsy lub szkolenia, skipperom i osobom kontaktowym;
• pozostałym uczestnikom tego samego rejsu w zakresie niezbędnym do organizacji wydarzenia i komunikacji związanej z realizacją rejsu;
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych po wyrażeniu odpowiedniej zgody;
• podmiotom księgowym, prawnym lub administracyjnym, jeżeli jest to wymagane przepisami albo potrzebne do obrony roszczeń.

12. Transfer poza EOG

Niektórzy dostawcy technologiczni, w szczególności Google, Microsoft, Meta, Firebase lub Stripe, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach stosowane są odpowiednie mechanizmy zabezpieczające, w szczególności standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony albo inne środki wymagane przez RODO.

13. Okres przechowywania danych

• dane konta przechowujemy przez czas korzystania z konta, a następnie przez okres potrzebny do obsługi roszczeń;
• dane rezerwacji i płatności przechowujemy przez czas realizacji usługi oraz okres przedawnienia roszczeń;
• dane księgowe i fakturowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• dane z formularza kontaktowego przechowujemy przez czas obsługi sprawy i ewentualnej obrony roszczeń;
• dane cookies przechowujemy zgodnie z ustawieniami zgód, czasem życia cookies i ustawieniami przeglądarki.

14. Prawa użytkownika

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Do czasu udostępnienia funkcji samodzielnego usuwania konta realizacja praw następuje poprzez kontakt mailowy z Administratorem.

15. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niektóre dane są potrzebne do założenia konta, rezerwacji miejsca, płatności, wystawienia faktury, kontaktu lub publikowania oferty przez firmę. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić skorzystanie z danej funkcji Serwisu.

16. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana wraz z rozwojem Serwisu, zmianami funkcji, dostawców usług lub przepisów prawa. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.